1. Escreva um assunto instigante.
  2. Adapte seus cumprimentos por setor e situação.
  3. Comece falando sobre eles.
  4. Explique por que está entrando em contato.
  5. Ofereça algo que eles valorizem.
  6. Inclua uma call to action.
  7. Diga “obrigado” e encerre.
  8. Faça acompanhamento.

1. Escreva um assunto instigante.

Convença a pessoa do outro lado a abrir o seu email com um assunto instigante. Provocar a curiosidade é fundamental. Diferente da mensagem de alguém que eles já reconhecem o nome, não existe garantia alguma de que eles irão ler o seu e-mail a menos que chame sua atenção.

Dê uma olhada nas frases de assunto de exemplo abaixo.

Frases de assunto para networking:

  • “Cerveja por minha conta?”
  • “Posso pagar um almoço?”
  • “Não existe almoço grátis? Até agora”
  • “[Ouvinte, Leitor, Fã] de longa data, agora por e-mail”

Frases de assunto para vendas:

  • “Você tem um curso online para [livro]?”
  • “40% de crescimento em 3 meses – uau”
  • “Você já pensou em anúncios no Twitter?”
  • “Olá da [empresa]”

Frases de assunto para busca por emprego:

  • “Curioso para saber como é trabalhar na [empresa]”
  • “Você está procurando por um [nome do cargo]?”
  • “Vi que a [empresa] está contratando um [nome do cargo]”

2. Adapte seus cumprimentos por setor e situação.

Pode ser apenas uma palavra, mas o cumprimento que você escolhe faz a diferença. Se você estiver escrevendo para alguém em um setor conservador, como finanças ou governo, use o tradicional “Prezado”. Se estiver escrevendo para alguém em um setor mais relaxado, como tecnologia, mídia, viagem ou moda, use “Oi”, “Olá”, ou até mesmo “Fala”.

Escolher um cumprimento que seja familiar para eles mostra que você fez o seu dever de casa.

O mesmo vale para a segunda parte da saudação. O nome deles. Eu recomendo usar o nome. Hoje em dia, isso é o padrão entre os setores.

Evite “[Nome] [sobrenome]”, que soa estranho e robótico e “Sr./Sra. [sobrenome]”, que é mais descontraído.

3. Comece falando sobre eles.

A frase de abertura é uma das partes mais importantes de um e-mail de apresentação. É aqui onde você tenta estabelecer relevância. Se você tiver sucesso, dá à outra pessoa uma razão para continuar lendo.

Embora o seu instinto inicial seja provavelmente falar algo sobre você, como “Meu nome é X e estou entrando em contato porque…”, isso fará as pessoas perderem o interesse rapidamente.

Aqui estão algumas frases igualmente fracas:

  • “Nós nunca nos vimos, mas…”
  • “Você não me conhece, mas…”
  • “Sou um completo estranho, mas…”

Nunca destaque o fato de que você é um estranho: é como dizer à outra pessoa que o seu e-mail provavelmente é irrelevante.

Em vez disso, você precisa começar com algo sobre eles. Afinal, a maioria das pessoas gosta de falar sobre si mesmas mais do que qualquer outra coisa.

Gostamos destas aberturas:

  • “Eu vi que você gerencia uma das equipes de software na Google.”
  • “Acabei de ver o seu post no blog da Google sobre organização de calendário de postagens por grupos de assunto.”
  • “Você já pensou em transformar o seu livro em um curso on-line? Ou criar um curso on-line baseado no mesmo assunto do seu livro?”
  • “Eu me sinto inspirado pelo trabalho que você fez, e por que não dizer, pela sua carreira.”
  • “Eu nunca aprendi tanto com um único conteúdo.”

4. Explique por que está entrando em contato.

Agora que você estimulou o interesse deles e fez um cumprimento de forma original, é hora de ligar os pontos.

Por exemplo, digamos que você espera marcar uma reunião de networking para que você possa saber mais sobre a função dele (e potencialmente conseguir uma indicação de trabalho).

Se a sua primeira frase é “Você fez um trabalho incrível na [empresa] construindo a [estratégia X] e renovando o [programa Y]”, sua segunda frase pode ser “Estou buscando uma carreira em [campo da pessoa] e adoraria tomar um café com você para saber mais do ponto de vista de um especialista”.

Ou talvez o seu objetivo seja agendar uma ligação de vendas. Sua primeira frase pode ser “Eu vi que você realiza diversos eventos no campus todos os anos” e a segunda pode ser “Eu trabalho com empresas como Facebook e Google ajudando a promover seus eventos de recrutamento em universidades”.

O segredo é manter sua explicação o mais relevante possível para a pessoa do outro lado. Você precisa que eles se sintam especiais e não como uma pessoa em uma lista de 100 que você está enviando. E escreva e-mails de venda que os prospects realmente queiram ler usando este processo de cinco passos.

5. Ofereça algo que eles valorizem.

Antes de pedir qualquer coisa, você precisa oferecer valor. Graças ao princípio da reciprocidade, receber valor faz as pessoas quererem retornar o favor.

Em Influence: The Psychology of Persuasion, o Dr. Robert B. Cialdini descreve um estudo no qual um sujeito, sem saber que estava sendo observado, recebe uma lata de refrigerante de um pesquisador. O refrigerante custa US$ 0,50.

Em seguida, o mesmo pesquisador pede ao participante para comprar um bilhete de rifa de US$ 5. A taxa das pessoas que concordaram foi muito maior do que entre os participantes que não receberam refrigerante.

Um cumprimento simpático e autêntico pode definitivamente oferecer valor. Então, se você já disse algo interessante nas suas primeiras frases, não precisa necessariamente fazer nada mais. Contudo, não custa nada ir um pouquinho além. Aqui estão algumas ideias:

  • Avaliar um livro deles na Amazon, Goodreads, entre outros, e compartilhar o link
  • Recomendar um artigo que eles possam achar útil
  • Sugerir um app ou ferramenta útil
  • Apresentá-los a alguém que possa trazer algum benefício

6. Inclua um call to action.

A peça final do quebra-cabeça? A sua call to action (CTA). Remova o máximo de atrito do seu pedido. Se você quer que eles se encontrem com você, por exemplo, forneça o link da sua ferramenta de reuniões para que eles possam instantaneamente ver quando vocês dois estão disponíveis e agendar um horário. Ou, se você quer que eles avaliem um post que escreveu, inclua-o como anexo para que eles possam ler imediatamente.

Dê uma olhada nestas frases de exemplo:

  • “Você estaria disposto a comentar no post do LinkedIn que eu escrevi? Seria incrível ter o seu ponto de vista (e espero, em breve, iniciar algum debate sobre o assunto).”
  • “Se você está pensando em como o Greener pode aplicar os conceitos deste guia, eu tenho algumas ideias para compartilhar. Aqui está o link para a minha agenda: [Link].”
  • “Você poderia responder algumas perguntas sobre a sua experiência trabalhando na [Empresa]? Ficaria feliz em conversar por telefone ou e-mail, o que for mais conveniente.”

Tente acertar um equilíbrio entre educado e confiante. Frases como “Eu sei que você é ocupado, mas…”Eu geralmente nunca pergunto, no entanto…”“Você provavelmente não tem tempo, então…” “Isso significaria muito pra mim…” e “Eu vou ficar para sempre em dívida com você se…” fazem você parecer desesperado e sugerem que a pessoa do outro lado estaria se incomodando enormemente ao dizer sim.

Como você está entrando em contato com um estranho, sua solicitação não pode ser tão excessiva ou sem propósito. Se for, isso é uma questão completamente diferente. Não diminua as chances de um “sim” por soar inseguro.

7. Diga “obrigado” e encerre.

Não há necessidade de escrever nada mais. Os melhores e-mails são curtos, simpáticos e concisos. Afinal, informações adicionais ou detalhes desnecessários reduzem a probabilidade das pessoas realmente lerem o seu email, eles serão adiados por conta do tamanho. Você também corre o risco de distraí-los do que realmente importa.

Com isso em mente, diga “valeu”, “obrigado”, ou “muito obrigado” (dependendo do tamanho da sua solicitação), e inclua o nome.

8. Faça acompanhamento.

Se você enviar este incrível e-mail de apresentação e o inimaginável acontecer (ex: eles não responderem), envie um e-mail de acompanhamento que eles não poderão ignorar. Aqui estão algumas coisas para tentar:

  1. Envie um conselho acionável.
  2. Envie um guia prático e ofereça um acompanhamento individual.
  3. Compartilhe fraquezas no negócio deles e soluções que você identificou.
  4. Compartilhe artigos ou notícias relevantes do setor.
  5. Responda a uma mensagem de redes sociais e, então, faça o acompanhamento.
  6. Faça referência a um blog que ele escreveu e pergunte algo sobre o assunto.
  7. Convide para um evento próximo.
  8. Identifique um problema que os compradores enfrentam e apresente uma solução.

Modelo de e-mail de apresentação

Agora que você tem todos os blocos de construção, vamos ver cada seção trabalhando em conjunto em um e-mail de apresentação completo.

Um crescimento de 40% em 3 meses! Uau!

Oi, Helena!
Eu me sinto inspirada pelo trabalho que você fez no sucesso do cliente e, por que não dizer, pela sua carreira inteira.
Eu vi o seu artigo recente sobre gerenciamento de picos em atendimento via tíquete e precisei entrar em contato. Eu tenho ajudado empresas como a sua a gerenciar com facilidade atendimentos acelerados via tíquete, o que contribuiu para um crescimento de 40% em apenas três meses. Este estudo de caso mostra como.
Se você estiver interessada em saber como implementar algumas destas estratégias na sua equipe, eu adoraria compartilhar mais. Aqui está um link para a minha agenda: [inserir link].
Obrigada,
Carolina

Como se apresentar para um grupo

Talvez você tenha começado em um novo emprego ou entrado em uma equipe diferente e precisa se apresentar para um grupo de pessoas. Use este modelo para criar um e-mail de apresentação.

Olá, equipe de vendas corporativas!

Olá a todos!
Eu sou a nova diretora de vendas da equipe de vendas corporativas. Queria dar um oi oficial.
O trabalho que vocês têm feito e os números que têm atingido foram fatores fundamentais para este ano de sucesso. E eu estou empolgada para trabalhar ao lado de vocês nos próximos meses.
Nas próximas semanas, vou entrar em contato com cada um de vocês para que eu possa conhecê-los pessoalmente. Se vocês tiverem qualquer dúvida ou questionamento neste período, não hesitem em falar comigo diretamente: minha porta está sempre aberta.
Estou ansiosa para trabalhar com todos vocês.
Obrigada,
Catarina

A título de apresentação

“A título de apresentação” é uma expressão comum e, geralmente, mal utilizada. Quando você vai apresentar um assunto, uma pessoa ou uma ideia, poderia dizer “A título de apresentação…” e incluir exemplos ou algo engraçado para dar contexto ao seu assunto. Por exemplo, “Nossa próxima convidada será Ana Frota. A título de apresentação, gostaria de compartilhar algumas conquistas da Ana com vocês”.

“A título de apresentação” é uma expressão que pode ser usada ao apresentar uma nova pessoa. E, abaixo, vamos dar uma olhada na melhor forma de apresentar outra pessoa por e-mail.

Como apresentar alguém por e-mail

Se você tem um contato que poderia se beneficiar conectando-se a um amigo ou colega seu, use este modelo para apresentá-los via e-mail. Inclua o motivo da apresentação e enfatize que a conexão será valiosa para ambos os lados.

Apresentação – Raquel Veras e Beto Cortez

Oi, Raquel!
Queria que você conhecesse o Beto Cortez, gerente da nossa melhor equipe de vendas para médias empresas. Ele já gerenciou operações de vendas em uma startup de tecnologia, a [Nome da Empresa], e tem ótimas ideias para tecnologias nessa área. Ele se interessou pelas nossas operações de vendas e adoraria conversar um pouco mais.
A Raquel é gerente sênior da equipe de operações de vendas e está revendo as ferramentas e softwares que a equipe vai usar no ano que vem.
Eu copiei o Beto neste e-mail para que vocês possam conversar sobre operações de vendas e tecnologia. Vou deixar vocês seguirem a partir daqui.
Até mais,
Valentina

Como se apresentar para um Recrutador ou Gerente de Contratação

Claro, você vai passar horas revisando o seu currículo e a sua carta de apresentação para um emprego. Mas será que você dá alguma atenção ao e-mail de envio?

Quando recrutadores estão classificando através de aplicações, você precisa fazer tudo para se destacar. O primeiro passo é enviar um e-mail de apresentação simpático. Não escreva uma carta, mas uma nota de “Olá” amigável e profissional.

No exemplo abaixo, eu declaro a razão do meu e-mail, compartilho não mais do que uma frase explicando por que eu seria uma boa escolha para o cargo e me ofereço a fornecer mais informações se for necessário. 

É conciso e dá à minha aplicação um brilho adicional.

Mariana Alves – Candidata para XPTO

Oi, Sara!
Gostaria de compartilhar meu currículo e carta de apresentação para a vaga de Representante de Desenvolvimento de Vendas na Google. Tenho certeza que minha experiência como Representante de Desenvolvimento de Negócios para o Facebook me deixou pronta para executar muito bem esta função e estou animada para me candidatar.
Se eu puder fornecer qualquer informação adicional para demonstrar minha adequação para esta função, entre em contato.
Obrigado pela atenção.
Atenciosamente,
Mariana Alves

Como se apresentar para um executivo

Conseguir uma resposta de um CEO ou um executivo é difícil. Mas a sua apresentação pode fazer toda a diferença. Lembre-se de algumas coisas quando for redigir o seu e-mail.

Primeiro, deixe o seu pedido gentil e voltado para conselhos. Executivos são ótimos com pessoas e geralmente adoram ajudar os outros. Abra o seu e-mail com um pedido por informações ou conselhos, em vez de uma solicitação de vendas.

Outra ótima dica: escreva o seu e-mail para eles no celular. Executivos são ocupados e geralmente leem e-mails no caminho entre um lugar e outro. Escreva o seu e-mail no celular para ter certeza de que está proporcionando uma boa experiência de leitura para eles.

E não esqueça de colocar a sua assinatura de e-mail para funcionar.

Tem tempo para uma nerd?

Oi, Andrea!
Eu vi que você revelou recentemente uma nova e deslumbrante marca para a BlueHouse Designs. Ficou fantástico, parabéns!
Meu nome é Ana e estou interessada em saber mais sobre o que motiva equipes de executivos a determinar que é o momento de mudar a marca. Você teria tempo para uma ligação de 15 minutos para me ajudar a entender esta sua decisão?
Atenciosamente,
Ana Porto
[Nome da empresa]
[Slogan da empresa]
[Link do site]

Como se apresentar para um intermediário

Nunca subestime o intermediário. Diferencie-se oferecendo ajuda antes de se ajudar. No exemplo abaixo, a Lia ofereceu valor ao intermediário e explicou que queria “merecer” a apresentação para o chefe do Tom.

Posso deixar a sua semana mais fácil?

Oi, Tom!
Eu sei que você deve receber muitos e-mails de pessoas tentando entrar em contato com sua chefe. Eu não sou diferente, exceto porque quero ganhar o direito de ser encaminhada para a Andrea.
Meu nome é Lia e eu ajudo empresas como a sua a reduzir o tempo de contratação em até 25%. Então, o coordenador de marketing da sua equipe está querendo contratar? Eu posso conseguir um ótimo candidato para este cargo bem mais rápido.
Será que consegui alguns minutos com a Andrea? Se sim, por favor escolha o melhor horário na minha agenda: [Inserir link da agenda]
Caso contrário, tenho mais coisas na manga.
Atenciosamente,
Lia Prado

E-mails de apresentação não precisam ser estranhos ou não confiáveis. Siga esta fórmula e seus e-mails de apresentação serão muito mais efetivos.